دلايل اجرا :

 مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه‌جايي نامه‌ها بين واحدهاي مختلف تا رسيدن به دست كارشناس ذي‌ربط و برعكس، تهيه پيش‌نويس پاسخ نامه توسط كارشناسان، حروف‌چيني، انجام اصلا‌حات توسط مديران در هر مرحله و در نهايت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلي زمان‌بر و مستلزم ثبت چند باره يك نامه در قسمت‌هاي مختلف و در نتيجه به كارگيري نيروي انساني زياد براي حفظ كارآيي آن است.
– امكان مفقود شدن عمدي و سهوي اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد به ويژه در زمان جابه‌جايي‌هاي سازماني و زمان تغييرات ساختاري يا تغيير محل يك واحد يا سازمان از مكاني به مكاني ديگر.
– استهلا‌ك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي و جوي.
– احتمال از بين رفتن اسناد در حوادث غيرمترقبه از قبيل آتش سوزي، زلزله و ...
– اختصاص فضاي زيادي براي نگهداري لا‌شه فيزيكي مكاتبات و پرونده‌ها.
– طولا‌ني شدن فرآيند جست‌وجوي نامه در خيل عظيمي از بايگاني‌ها (وقت و نيروي انساني.)
– طولا‌ني شدن فرآيند پي‌گيري نامه از طريق مسؤولا‌ن سازمان، ارباب رجوع و ...
– هزينه زياد خريد كاغذ، انواع دستگاه تكثير و نگهداري آنها.
– هزينه نيروي انساني براي نگهداري و دسترسي به اسناد و مدارك موجود.
– امكان جعل و سوء استفاده از مكاتبات اداري و احتمال اندك كشف آنها (اين امر موجب تحميل هزينه زيادي به نظام اداري كشور شده است تا در موارد ضروري با انجام اقدام‌هاي تكميلي نسبت به اصالت نامه اطمينان حاصل شود.)
- عدم امكان برنامه‌ريزي بر مبناي حجم و ميزان فعاليت و مكاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتكا.
- عدم امكان گزارش‌گيري از فعاليت‌هاي زير مجموعه به صورت سيستمي و نيز عدم امكان كنترل صحت آمار و گزارش‌هاي واحدهاي مختلف در مورد انجام فعاليت‌ها.
در مقابل مزايايي كه براي مكانيزه كردن مكاتبات اداري ذكر مي‌شود عبارت‌اند از:
- امكان انجام كارهاي اداري در خارج از محل كار و در هر زمان توسط مديران و حتي كارشناسان.
- كاهش فعاليت‌هاي موازي مانند تكثير بي‌مورد مكاتبات ثبت و نگهداري سوابق در چندين محل.
- نگهداري سوابق عمليات در حجم كمتر، ايمني بالا‌.
- مراجعه آسان به مكاتبات در هر زمان و بدون نياز به حضور مسؤول دبيرخانه يا بايگاني يا دفتر.
- قابليت توليد گزارش‌هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد.
- محول كردن بخش زيادي از فعاليت‌هاي مسؤولا‌ن دفترها، منشي‌ها، حروف‌چين‌ها به سيستم‌هاي نرم‌افزاري.
- امكان پي‌گيري مكانيزه كارها در هر مكان و هر زمان و اطلا‌ع از امور معوق و تأخير شده.
- اعمال كنترل بيشتر در نقل و انتقال مكاتبات و اطلا‌عات طبقه‌بندي شده.
- دقت در انجام عمليات و ثبت تمام امور.
- رديابي امور و پي‌گيري به موقع مراحل كار.
- سهولت و سرعت در گردش عمليات.